С Xerox® ConnectKey® за DocuShare® служителите могат да сканират по сигурен начин документи на хартиен носител и да ги записват директно в своите бизнес процеси, а ИТ и бизнес администраторите могат лесно да конфигурират и управляват потребителски процеси и работни потоци.
Разберете защо ConnectKey за DocuShare е лесно за употреба, мощно и интелигентно решение, което може да направи бизнес потребителите по-продуктивни. Основните функции сканиране към електронна поща и мрежово сканиране са чудесен начин да повишите възвращаемостта на инвестицията си в мултифункционални устройства. Но ако трябва бързо и точно да цифровизирате информация и лесно да намирате документи за важни за бизнеса процеси, като например обработка на задължения и фактури, проблеми, свързани с обслужването на клиенти, или одити за съответствие, тогава имате нужда от повече опции.
Забравете за многостъпковите процеси и открийте продуктивността на обединения работен поток.
Основни характеристики
Опростено сканиране – Лесно сканиране и дигитализиране на документи чрез създаване на бутони за сканиране в интерфейса на МФУ към избрано от вас местоназначение:
- Ръчно въведени или предварително зададени имейл адреси
- Колекции DocuShare, независимо дали локални или в облака
- Споделени мрежови папки
- Автоматизирани, предварително конфигурирани работни потоци
Преглед от МФУ – Преглеждане на DocuShare за местоназначение на сканиране директно от сензорния екран на МФУ
Business Intelligence – Ръчно добавяне на свойства при сканиране или извличането им от корпоративна база данни
- Функция за преглед на базата данни
- Автоматично попълнени за избор от списъци
- Автоматично попълване на стойности на свойства
Работни потоци за сканиране с един бутон – Директно сканиране на документи в предварително конфигурирани работни потоци
- Създаване на работни потоци за сканиране по отдели, като например Финанси, Счетоводство, Човешки ресурси или Правен отдел
- Сканиране към един или няколко души за последващо одобрение
- Сканиране към колекция (папка)
- Сканиране към местоположение, което автоматично стартира даден работен поток
Защитена идентификация с карта за достъп - Поддръжка на LDAP/Microsoft Active Directory
- Криптиране и сигурни връзки
- Незабавен достъп до всички бутони за сканиране само с едно плъзване на вашата карта за достъп
Работните среди, в които се използват големи обеми хартия, създават редица предизвикателства, включително високи разходи, грешки, понижена производителност, липса на пространство за съхранение, трудности при осигуряването на съответствие и по-ниска удовлетвореност на клиентите поради времето, необходимо за откриване на документи.
Ключови предизвикателства
- Проведени наскоро проучвания в сектора показват, че организациите са обременени с по-големи количества хартия от всякога и много от тях се опитват да открият най-добрите начини за управлението и организацията им.
- Повечето офиси не разполагат с директна връзка между своите МФУ и желаното хранилище на документи, което води до многостъпков процес за качване на сканирани документи, който отнема време, струва скъпо и създава по-голяма вероятност за допускане на грешки.
- Сканираните документи обикновено са PDF файлове без възможност за търсене, което прави почти невъзможно намирането на критична информация, когато най-много имате нужда от нея.
- Продуктивността на служителите остава ниска, тъй като прекарват часове в търсене на документи на хартиен носител. Това също така води и до допълнителни разходи за вашия бизнес.
- Осигуряването на съответствие с регулационните изисквания е неизбежен разход за много фирми, а съответствието със законовите разпоредби изисква лесно извличане на ключова информация.
- Поддържането на удовлетвореността на клиентите е важно за всеки бизнес, но по-дългото време за отговор може да окаже значително влияние върху техните впечатления и лоялност.
- Организациите постоянно търсят най-добрите начини за постигане на напредък в своите инициативи за екологична ефективност. А поддържането на офис среда, в която се използват големи количества хартия, води до разходи за хартия, мастило, тонер, електричество, транспорт, съхранение и пощенски услуги за вашия бизнес.
Интегрирането на мултифункционалните устройства в системата за управление на корпоративно съдържание (ECM) в е лесен начин да спестите средства на вашата организация. МФУ могат да ви помогнат да автоматизирате монотонните офис дейности като дават възможност на служителите да сканират документи директно в ECM работен поток, който ги изпраща автоматично към определени отдели или колеги.
Защо да изберем Xerox
С Xerox ConnectKey за DocuShare можете: - да сканирате към предварително зададени работни потоци на локално ниво или в облака
- да записвате сканирани документи в колекции DocuShare, споделени мрежови папки и електронна поща само с натискане на един бутон
- ръчно да добавяте свойства при сканиране или да ги извличате от корпоративна база данни
- лесно да инсталирате и конфигурирате бутони за сканиране за различни настройки
- да интегрирате едно или повече МФУ и да разширявате съществуващата инфраструктура
- да създавате PDF или PDF-A документи с възможност за търсене
- да преглеждате DocuShare или мрежови папки директно от МФУ, за да изберете местоназначение на сканиране
Интелигентният начин да се върши повече работаЗа да добавите функции за Business intelligence при сканиране и същевременно да гарантирате сигурността, ConnectKey за DocuShare ви позволява:
- да въвеждате свойства по време на сканиране, за да автоматизирате класифицирането или обработката на документите
- да търсите стойности във вашата фирмена база данни, CRM или ERP система от МФУ и да ги прилагате като свойства, за да попълвате полета автоматично и така да пестите време
- автоматично да създавате нови колекции в движение (например номер на фактура или име на клиент)
- да персонализирате библиотека от работни потоци за сканиране в МФУ, организирана в удобна йерархия по шаблон
- да сканирате документи в предварително конфигурирани работни потоци, което позволява да спестите време и да повишите ефективността на работа
- да защитите достъпа до бутоните за сканиране с идентификация
- да използвате LDAP/Microsoft Active Directory
- да използвате вградените в мултифункционалните устройства Xerox защита и криптиране