Продукти:

Бизнес решения

Производствени решения

Софтуер

Офис решения

Услуги

 

 

Цените  са в лева, без ДДС!

 

За всички  продукти над  1500 лв без ДДС, поръчани през сайта, транспортът е безплатен!!

Новини:

Най-доброто цифрово хранилище за библиотеки

Как да се използва приносa на обществеността за допълване на вътрешните операции по цифровизация?

Каква представлява ефективността на вземане на проби (семплиране)?

Културно наследство - подпомагане на човечеството да спаси историята

Значението на обработката на изображенията

Правилното оборудване за дигитализиране на крехки подвързани документи

Какво трябва да знаете за да стартирате проект за дигитализация?

Качеството на изображението не е просто резолюция!

8 ключови въпроса, които да зададете на компаниите – потенциални изпълнители на вашия проект за управление на печата

Как MPS може да бъде от полза за бизнеса Ви?

Райс ЕООД с отличие от XEROX "Партньор на 2017та"

РАЙС и XEROX представиха пред шуменския бизнес портфолио от решения за управление на печат и за защита на личните данни в документацията

Виж всички новини
Начало > 8 ключови въпроса, които да зададете на компаниите – потенциални изпълнители на вашия проект за управление на печата

8 ключови въпроса, които да зададете на компаниите – потенциални изпълнители на вашия проект за управление на печата

Управлението на печата премина отвъд ремонта на машините за печат и управлението на консумативите Сега това е ключово стратегическо решение за вашия бизнес, което ви помага да работите по-ефективно, да намалите разходите, да рационализирате процесите и да осигурите по-добро обслужване на служителите и клиентите.
Доставчиците за услуги за управление на печата постоянно развиват предлаганите от тях решения, за да отговорят на нуждите на бързо променящия се пазар.
Но не всички доставчици на MPS решения са еднакви и е необходимо да отделите време, за да оцените правилно техните оферти за управление на печата и да разберете дали те могат да отговорят на нуждите на вашата организация.

Ето осем важни въпроса, които трябва да зададете:

  1. Колко сигурно е тяхното решение?

63% от организациите заявяват, че са имали изтичане на данни, свързано с печата. Това е стряскаща статистика и ние всички трябва да вземем под внимание тази опасност.

Изтичането на данни, свързано с печата може да се дължи на всичко – от конфиденциална информация в изходящите тави на устройствата, в очакване да бъде събрана, до неоторизиран достъп до документи, съхранявани във вашата мрежа или в облака. 

Сигурността е от първостепенна важност, когато става дума за решения за управление на печата . Въдете сигурни, че ще попитате своя бъдещ доставчик:

  • Как те защитават информацията, когато тя се движи от компютрите към принтерите
  • Как те отпечатват тази информация сигурно
  • Дали могат да настроят контролиран достъп за различните потребители

Също толкова важно е да се уверите, че сигурността на услугата им за управление на печат работи безпроблемно със съществуващата ви инфраструктура.

  1. Предлагат ли гъвкавостта и интеграцията от които се нуждаете?

Определено решение със сигурност не е подходящо за всеки когато става дума за MPS. Спецификата при всяка организация е различна, ето защо вие трябва да проверите дали решението на вашия MPS доставчик има гъвкавостта да се адаптира към вашата среда.

От едни сървър и една локация, до комплексно мулти-сървърно, с много локации и дори държави, решението трябва да може да се мащабира с лекота и да поддържа всякакви нива на сложност.

 То трябва да поддържа сървъри за принтиране, директен IP печат, комбинация от двете и да ви помага да оптимизирате инфраструктурата си в области като цена, лекота на управление и преживяване за потребителя.

Интегрирането със съществуващите настройки на вашата ИТ среда е от жизненоважно значение, така че да има минимално прекъсване по време на внедряването (или след това). Повечето организации имат сложна ИТ екосистема, така че MPS решението  трябва да съществува безпроблемно заедно със съществуващите марки, технологии и процеси.

  1. Колко полезни са възможностите за отчитане?

Решенията за управление на печата не трябва да са еднократни като действие.  Вашата среда за печат непрекъснато се развива, така че умелото извличане на данните е от решаващо значение за непрекъснатото усъвършенстване.

Трябва да изисквате възможности за отчитане, които са динамични: анализиране и наблюдение на използването в реално време, за да ви помогне да подобрите сигурността, отчетността и ефективността. В идеалния случай трябва да можете да „задълбаете“, за да получите детайлите зад основните цифри и да персонализирате рапортите, така че те да са директно относими към вашите ключови показатели на ефективността.

Разгледайте генерирането на отчети и графиците, както и механизмите за доставка (например имейл или табло за управление). Също така разберете дали компанията за управление на печат има необходимата експертиза, за да превърне суровите данни в бизнес знание, така че те да добавят стойност към вашите крайни резултати.

  1. Дали това е решение, което е „подходящо за всеки“ или е решение, което се „прекроява според конкретните нужди?

Важно е, когато оценявате решението на MPS да получавате истинска възвръщаемост на инвестициите - че плащате за това, което използвате, но не повече.

Модулният и гъвкав подход е задължителен, ако желаете да се възползвате пълната икономия на разходите, която решението може да ви предостави. Можете да добавяте модули, докато вашата организация расте и вашите нужди се променят. И също толкова важно е, че можете да премахнете модулите, ако трябва да намалите мащаба.

Този гъвкав подход, при който плащате само това, което ползвате оптимизира възвръщаемостта на инвестициите и осигурява предвидими, бюджетируеми разходи.

Уверете се, че не сте обвързани с твърд, не подлежащ на промени договор.

  1. Колко лесно ще бъде за потребителите и вашия ИТ отдел?

Вашето решение за управляем печат трябва да може да балансира понякога  противоположните нужди на потребителите и ИТ отдела.

Потребителите искат лесно, лишено от търкания принтиране навсякъде, по всяко време, на всяко устройство. Те трябва да имат възможност да достъпват, направляват, сканират и споделят документите лесно и ефикасно, независимо дали са в офиса, в движение или работят от дома си.

Но тази свобода и гъвкавост не трябва да идват с цената на нарастващата тежест върху вашия ИТ отдел. Те искат решение, което е лесно да се конфигурира и администрира, тъй като те добавят принтери и потребители и се адаптират към променящите се изисквания на натоварената среда за печат.

  1. MPS решението ще се променя ли с нарастването на вашата организация?

Това е ключов въпрос, който трябва да зададете на вашия доставчик на MPS решения. Нито една печатна среда не остава непроменена, докато компания расте и се разширява. Новите потребители, отдели и офиси, както в страната, така и в чужбина, се нуждаят от комплексно решение.
Добавете нови технологии и практики на работа (като например работата в движение, което ще представлява почти 3/4ти от работната сила в САЩ до 2020 г.) и е необходим гъвкав и мащабируем подход.
Затова е от съществено значение да попитате дали има ограничения за броя на многофункционалните устройства, с които може да се справи MPS решението и как то ще управлява структурите с много локации и в много държави.

  1. Решението, което ви предлагат ще идентифицира ли правилно възможностите за спестявания?

Уверете се, че сте попитали вашия доставчик на MPS решения дали предлаганото от тях им дава подробна информация за използването на принтерите и печата, като посочва областите за постигане на икономии и ефективност. Трябва да можете да получите подробна разбивка на моделите на ползване на устройствата, която да можете да филтрирате по  всякакъв начин - по потребител, устройство, отделе, сървър за печат или офис.

Трябва да можете да видите дали получавате максимална възвращаемост от инфраструктурните инвестиции (анализирайки по-малко или повече използваните принтери), работейки колкото е възможно по-ефективно (с оптимизирани за работните групи местоположения на принтера) и постигане на икономии от мащаба (поръчване на консумативи централно и проактивно).

  1. Дали това е сред най-добрите в класа си предложения и ще остане ли такова и в бъдеще?

Много решения за управление на печат се разработват вътрешно за организацията. На пръв поглед това изглежда страхотно. Недостатъкът е, че те често не предлагат пълна услуга. Така че те не са толкова стабилни, както решенията предлагани от външни партниращи организации, които са подкрепяни от експертния опит на индустрията и обширния, практически опит на хиляди клиенти в продължение на много години.

Решенията по поръчка често са изпреварвани от бързите темпове на промяна и не са в състояние да се адаптират към новите технологии или да се мащабират с бързина и лекота. Решенията на външни партньори се основават на най-добрите практики в индустрията и постоянно се развиват, за да се справят с най-новите технологични постижения и работни практики.

При толкова голям избор сред компаниите за управление на печата, задаването на правилните въпроси е абсолютно задължително. Получаването на отговорите на тези осем ключови въпроса ще ви помогне да направите правилния избор - за вашите потребители, IT отдела ви, клиенти и бизнес.